Aanvankelijk was het de bedoeling dat iedere werkgever per 1 januari 2014 verplicht zou zijn de werkkostenregeling toe te passen. Het Belastingplan 2014 verlengt de overgangstermijn tot 1 januari 2015. Dit betekent dat ondernemingen net als de drie voorgaande jaren voor de volgende keuze staan, namelijk wel of niet overstappen per 1 januari 2014?
Voordelen
Nieuw keuzemoment werkkostenregeling
Als de Eerste en Tweede Kamer instemmen met het voorstel om de overgangstermijn voor de toepassing van de werkkostenregeling met één jaar te verlengen, komt er een nieuw keuzemoment voor de toepassing van de werkkostenregeling. De verwachting is dat veel werkgevers zullen besluiten deze regeling in 2014 nog niet toe te passen, vooral omdat er plannen zijn om de werkkostenregeling te wijzigen. Hierover bestaan op dit moment nog veel onduidelijkheden. De op Prinsjesdag verwachte plannen rondom de toekomstige invulling van de werkkostenregeling bleven uit.
Voor veel werkgevers is dit voldoende reden om nog te wachten met overstappen. Zij stappen liever pas over als duidelijk is hoe de werkkostenregeling er in de toekomst uitziet. Dit is begrijpelijk, maar toch kan het aantrekkelijk zijn de werkkostenregeling al in 2014 toe te passen. Dat is het geval als deze regeling voor ondernemingen voordeliger uitpakt dan het toepassen van het overgangsregime. Het is daarom aan te raden tóch na te gaan welk regime voor uw onderneming in 2014 het meest voordelig is.
Thuiswerken? Nú een werkplek vergoeden
Als werknemers één of meer dagen per week thuis werken en de werkgever de inrichting van hun werkplek thuis wil vergoeden of verstrekken, is het raadzaam dit te doen voordat de werkgever de werkkostenregeling gaat toepassen. Onder het overgangsregime kan namelijk voor de inrichting van de werkplek een onbelaste vergoeding worden uitbetaald van € 1815, mits dit maximaal één keer per vijf jaar gebeurt. Ook moet het thuiswerken zijn vastgelegd in een schriftelijk contract en moet de inrichting voldoen aan de voorwaarden uit het Arbeidsomstandighedenbesluit.
Onder de werkkostenregeling valt het vergoeden of verstrekken van een werkplek in de vrije ruimte (1,5% van de fiscale loonsom), wat bij een overschrijding wordt ‘bestraft’ met een eindheffing van 80%.
Bedrijfsfitness kan een probleem worden
Onder de overgangsregeling kan de werkgever bedrijfsfitness onder voorwaarden onbelast vergoeden of verstrekken aan de medewerkers. Als de werkgever dit momenteel doet of van plan bent is te gaan doen, moet er rekening gehouden worden met het feit dat zo’n vergoeding of verstrekking onder de werkkostenregeling in de vrije ruimte valt.
Dit is alleen anders als de bedrijfsfitness in een vestiging van de werkgever plaatsvindt. Dan geldt er een nihilwaardering. Het kan dus aantrekkelijk zijn om in het bedrijfspand een ruimte geschikt te maken voor bedrijfsfitness, want dan valt dit immers niet in de vrije ruimte. Wacht hier echter nog even mee, want onder de ‘werkkostenregeling 2.0’ wordt mogelijk het zogenoemde ‘noodzakelijkheidscriterium’ ingevoerd. In dat geval blijft een vergoeding of verstrekking alleen onbelast als deze noodzakelijk is voor het uitoefenen van de dienstbetrekking.
Bij de meeste beroepen zal dit bij bedrijfsfitness niet het geval zijn, ongeacht of dit binnen of buiten de onderneming plaatsvindt. Wacht dus nog maar even met verbouwen totdat duidelijk is of de werkkostenregeling wel of niet in de huidige vorm moet worden toegepast.
Mobiele telefoon wellicht tóch te vergoeden
Onder het overgangsregime kan een mobiele telefoon of smartphone onbelast vergoed of verstrekt worden als deze voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt. Dit gebeurt dan ook op grote schaal. Onder de huidige werkkostenregeling kan dit echter tot problemen leiden, want dan valt een vergoeding voor een mobiele telefoon in de vrije ruimte. Het ter beschikking stellen van een zakelijke telefoon is echter wél onbelast, omdat hiervoor een nihilwaardering geldt. Dus zien veel werkgevers zich genoodzaakt de telefoonvergoeding te vervangen door het ter beschikking stellen van een mobieltje.
Als het genoemde noodzakelijkheidscriterium daadwerkelijk wordt ingevoerd, is zo’n maatregel niet nodig. Dan is de telefoonvergoeding namelijk óók onbelast, mits kan worden aangetoond dat de telefoon noodzakelijk is voor het uitoefenen van de dienstbetrekking. Dat zal in veel gevallen een formaliteit zijn.
Even wachten met kerstpakket?
Als een onderneming per 1 januari 2014 overstapt op de werkkostenregeling, kan deze wellicht heel eenvoudig wat belasting besparen. Als de werkgever werknemers een kerstpakket geeft onder het overgangsregime, moet hierover 20% eindheffing worden afgedragen. Onder de werkkostenregeling valt het kerstpakket in de vrije ruimte, maar als die niet wordt overschreden blijft het kerstpakket feitelijk belastingvrij en dat biedt mogelijkheden. Verwacht de werkgever bijvoorbeeld in 2014 nog wat vrije ruimte over te houden, dan kan het kerstpakket van eind 2013 beter vervangen worden door een nieuwjaarspakket in januari 2014. Dan bespaart de werkgever zich de eindheffing over het kerstpakket door dit simpelweg twee weken later uit te delen.
Personeelskortingen kritisch bekijken
Veel werkgevers geven hun werknemers korting op producten uit de eigen onderneming. Onder het overgangsregime is dit geen probleem, want de korting blijft onbelast als deze niet hoger is dan 20% van de winkelprijs (tot een maximum van € 500 per jaar). Bovendien mag het eventueel niet-gebruikte bedrag van deze vrijstelling maximaal twee jaar worden doorgeschoven.
Dus als een werknemer in 2013 een personeelskorting heeft ontvangen van € 300, mag de werkgever € 200 optellen bij de vrijstelling van 2014 (plus de niet-gebruikte vrijstelling van 2012).
Onder de werkkostenregeling is dit voorgoed voorbij. Dan valt de personeelskorting in de vrije ruimte, ongeacht het kortingspercentage en ongeacht het bedrag. Dat kan grote gevolgen hebben, vooral voor ondernemingen die veel met scholieren of studenten werken. Zij verdienen relatief weinig en dragen dus relatief weinig bij aan de vrije ruimte waardoor deze snel zal zijn overschreden en dan betaalt de werkgever 80% over het meerdere.
Veel werkgevers zullen zich daarom genoodzaakt zien de personeelskorting te schrappen óf deze bij de werknemer te belasten. Een mogelijke oplossing is de korting te verhogen tot bijvoorbeeld 30%, wat voor veel werkgevers best bespreekbaar zal zijn. Dan belast de werkgever de korting op de loonstrook waardoor de korting netto nog steeds ongeveer 20% zal zijn.
Controleer het softwarepakket
Tot slot, als de werkgever de werkkostenregeling wil gaan toepassen, ga dan voor alle zekerheid na of de salarissoftware de werkkostenregeling wel aankan. Voor het merendeel van de salarispakketten is dit geen probleem, maar toch is het wel verstandig dit even te controleren. Wil de werkgever om een bepaalde reden wijzigen van softwarepakket, doe dit dan bij voorkeur per 1 januari 2014. Een overstap gedurende het kalenderjaar levert extra werk op in verband met het overzetten (of moeten invoeren) van de cumulatieve gegevens.