Werkkostenregeling

 

Bent u een ondernemer met personeel? En verstrekt u bijvoorbeeld kerstpakketten en fietsen aan uw werknemers? Of betaalt u mee aan personeelsuitjes en bedrijfsfitness? Dan moet u vanaf 1 januari 2011 rekening houden met nieuwe regels. Uiterlijk per 1 januari 2015 moet u overstappen naar de nieuwe ‘werkkostenregeling’. U bepaalt zelf wanneer u dit doet. Bereken daarom welk moment voor u het voordeligst is.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling vervangt alle bestaande fiscale regels voor vergoedingen. Dit betekent dat u maximaal 1,2% van de het totaalbedrag dat u besteedt aan uw personeel (de fiscale loonsom) onbelast mag vergoeden of verstrekken. Zorg ervoor dat u binnen deze 1,2% (forfaitaire ruimte) blijft. Voor vergoedingen boven dit bedrag betaalt u namelijk een eindheffing van 80%.

 

Vrijstellingen

Voor een aantal vergoedingen voor zakelijk gebruik geldt een gerichte vrijstelling of een nihil-waardering. Deze gaan niet ten koste van uw forfaitaire ruimte.

Hoe berekent u of de werkkostenregeling voordelig voor u is?

1. Breng alle bestaande vergoedingen en regelingen voor 2014 in kaart en tel deze bij elkaar op. Denk hierbij bijvoorbeeld aan personeelsfeesten, fietsen, kerstpakketten, laptops en bedrijfsfitness.
2. Bepaal per vergoeding en verstrekking of deze binnen de werkkostenregeling valt of dat er sprake is van vrijstelling of nihil-waardering.
3. Bereken de fiscale loonsom voor 2014. Ga hierbij uit van het totale bedrag aan fiscaal loon dat u heeft uitbetaald + eventuele loonsverhogingen en andere aanpassingen in 2014.
4. Neem 1,5% van de loonsom. Als dit bedrag hoger is dan het bedrag dat u betaalt aan vergoedingen en verstrekkingen, dan kan de werkkostenregeling gunstig voor u zijn.

Aanpassen arbeidsvoorwaarden

U heeft tot januari 2015 de tijd om uw arbeidsvoorwaarden aan te passen zodat u niet boven de forfaitaire ruimte uitkomt. U kunt inschatten hoeveel vrije ruimte u in 2013 hebt en of dit voldoende is voor het beleid dat u wilt voeren. Per 1 januari 2015 gaat de werkkostenregeling voor iedereen in.

De regeling voor de werkkostenregeling geldt voor:

1. Maaltijden in de kantine en op kantoor.
2. Kerstpakketten.
3. Parkeergelden (vergoeding boven € 0,19).
4. Internet thuis (mits tenminste 10% zakelijk gebruik).
5. Fiets, scooter en dergelijke.
6. Personeelsactiviteiten.
7. Persoonlijke verzorging.
8. Producten uit eigen bedrijf.
9. Korting producten eigen bedrijf.
10. Rentevoordeel personeelslening (niet bij hypotheek voor woning).
11. Maaltijden, verlichting of verwarming bij onregelmatige diensten.
12. Werkruimte bij werknemer thuis.
13. Apparatuur voor thuis.
14. Fitness.
15. Werkkleding (die mee naar huis gaat en buiten werktijd kan worden gedragen).
16. Bedrijfsfitness buiten kantoor.
17. Contributie vakbond en personeelsvereniging.

Voordelen van werkkostenregeling

• U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.
• U hoeft geen rekening te houden met de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.
• U waardeert loon in natura tegen de factuurwaarde. U hoeft de factuur dan alleen in uw financiële administratie te boeken en niet ook in uw loonadministratie.