Nieuw Salarisjaar – Afsluiten 2012 en opstarten 2013

Het nieuwe salarisjaar is alweer begonnen. Het is zaak 2012 netjes af te sluiten en 2013 goed te starten. Een aantal belangrijke punten op een rij.

Afsluiten 2012
Eind van de maand januari moeten de laatste aangifte loonheffingen over 2012 zijn ingediend. Zowel voor de maand aangifte als voor de vier weken aangifte geldt een uiterste aangifte datum van 31 januari 2013. Zijn er nog onderdelen vergeten, dan kunnen deze nog in januari worden hersteld en opgegeven worden in de laatste aangifte van 2012. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde eindheffingen of afdrachtverminderingen of loonkostensubsidies die nog niet zijn geclaimd.

Jaaropgaaf 2012
De werkgever moet aan iedere werknemer na afloop van het jaar een jaaropgaaf geven, ook als de werknemer er zelf niet om vraagt. De jaaropgaaf is in beginsel vormvrij. De Belastingdienst verlangt wel dat er een aantal verplichte onderdelen op staan. Op de jaaropgaaf 2012 moeten in elk geval de volgende gegevens staan:

• het loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen dat de werknemer in 2012 heeft gekregen (kolom 14 van de loonstaat);
• de loonbelasting/premie volksverzekeringen die u heeft ingehouden (kolom 15 van de loonstaat);
• het totaalbedrag van de arbeidskorting die u heeft verrekend (kolom 18 van de loonstaat);
• de code die aangeeft of u bij de berekening van de loonbelasting/premie volksverzekeringen geen (code 0) of wel (code 1) rekening heeft gehouden met de loonheffingskorting en de ingangsdatum van de code;
• het burgerservicenummer/sofinummer;
• het loon voor de Zorgverzekeringswet (kolom 12 van de loonstaat);
• de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet die u heeft ingehouden (kolom 16 van de loonstaat); en
• het totaalbedrag van de levensloopverlofkorting die u heeft verrekend (kolom 19 van de loonstaat).

Controleren 2012
Om het vorige jaar goed te kunnen afsluiten moeten er nog enkele controles worden uitgevoerd. De werkgever moet bijvoorbeeld controleren of de gedifferentieerde WGA-premie juist is. De beschikking hiervoor is door de Belastingdienst verstuurd en is afhankelijk van het arbeidsongeschiktheidsrisico in de onderneming. Voor het bepalen van het arbeidsongeschiktheidsrisico in de onderneming deelt de fiscus de som van de WAO- en WGA-uitkeringen van arbeidsongeschikte werknemers door het gemiddelde premieloon over 2006 tot en met 2010. Het kan zijn dat de Belastingdienst daarbij ten onrechte arbeidsongeschiktheidsgevallen aan het bedrijf heeft toegerekend. Dit moet gecontroleerd worden. Zo ook de sectorindeling die bepaalt welk percentage de werkgever aan het sectorfonds moet betalen. Ook hier heeft de Belastingdienst het niet altijd bij het juiste eind. Als alle gegevens akkoord zijn, kun de werkgever ze doorvoeren in de salarisadministratie.

Vakantiedagen
Het is belangrijk ervoor te zorgen dat de administratie van de vakantiedagen van de werknemers op orde is voordat het jaar 2012 wordt afgesloten. Sinds 1 januari 2012 geldt immers dat werknemers hun wettelijke vakantiedagen moeten opnemen binnen een halfjaar na het opbouwjaar. Houd er daarom rekening mee dat als werknemers hun wettelijk opgebouwde dagen van 2012 nog niet hebben opgenomen op 1 juli 2013, deze komen te vervallen. Het is het beste om de vakantiedagen in uren bij te houden en een goed onderscheid te maken tussen de verschillende soorten vakantiedagen. De werkgever is ervoor verantwoordelijk dat de meest gunstige dag wordt afgeschreven.

Gewijzigde tarieven 2013
Met ingang van 1 januari 2013 zijn allerlei tarieven aangepast. De nieuwe tarieven voor de loonbelasting (jonger dan 65 jaar) staan in de tabel. Deze worden automatisch door de salarissoftware aangepast. Dit geldt ook voor de premies werknemersverzekeringen. Het kan natuurlijk geen kwaad om te controleren of alles goed is verwerkt. Zeker ook met betrekking tot de uniformering van het loonbegrip. Werkgevers die de verloning zelf verweerkeb, moeten de nieuwe versie van de software installeren. Werkgevers die met een salarisservicebureau werken, moeten niet vergeten de gedifferentieerde WGA-premie door te geven. |

Loonsverhogingen?
De meeste loonsverhogingen vangen aan per begin van het jaar. Dit betekent dat de werkgever ervoor moet zorgen dat hij de nieuwe salarissen tijdig doorkrijgt van de desbetreffende leidinggevenden. De beoordelingsrondes zijn vaak in december al geweest en dan zijn de salarisverhogingen duidelijk. Probeer ze te verwerken vóór de eerste verloning van 2012 om loonberekeningen met terugwerkende kracht te voorkomen. Pas ook het loon van de minimumloners aan. Vanaf 1 januari geldt hetminimumloon zoals vermeld in de volgende tabel.

Pensioen
Voor het nieuwe jaar stelt het pensioenfonds of de pensioenverzekeraar nieuwe afdracht- en inhoudingspercentages en franchises vast. Hierbij houden ze ook rekening met eventuele salarisverhogingen (die de werkgever doorgeeft). Als de werkgever deze binnenkrijgt kan hij ze invoeren in het salarispakket of controleren of zijn leverancier de percentages goed heeft verwerkt.

Advies
Het einde van het jaar vergt het een en ander aan administratieve handelingen. Ook is er in het begin van het jaar werk aan de winkel in de salarisadministratie. Veel zaken gaan automatisch, maar er zijn toch dingen waar de werkgever bovenop moet zitten. Dus ook in dit geval geldt, een goede voorbereiding is het halve werk.