Een werkgever kan zijn werknemers een voorschot betalen of zelfs geld lenen, maar deze handelingen hebben wel fiscale gevolgen. De gevolgen verschillen van elkaar, dus moet de werkgever zich goed realiseren welke situatie zich voordoet.
Men kan een voorschot zien als een soort lening met een korte looptijd. De werknemer hoeft in beginsel geen rente te betalen over het voorschot. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen een voorschot en een lening. Daarbij geldt de regel dat er sprake is van een voorschot als de periode tussen het verstrekken van het voorschot en de verrekening met het te betalen loon ten hoogste één loontijdvak duurt. Duurt deze periode langer dan een loontijdvak, dan is er sprake van een lening tenzij de werkgever de intentie had en heeft om zijn werknemer een incidenteel voorschot te verstrekken.
Let op!
De omgekeerde situatie kan zich ook voordoen, namelijk dat werknemers bedragen voorschieten aan hun werkgever. In dat geval is er sprake van intermediaire kosten. Als de werkgever de intermediaire kosten terugbetaalt, vormt deze betaling geen loon.
Genietingsmoment voorschot
Het moment waarop de werkgever zijn werknemer een voorschot geeft is ook het fiscale genietingsmoment. De werkgever moet dus op dat moment loonheffing inhouden. Als de werknemer zijn loon ontvangt, houdt de werkgever het brutovoorschot in. Deze inhouding telt als negatief loon. Als het verstrekken van het voorschot en de latere inhouding op het loon van dat voorschot in hetzelfde loontijdvak plaatsvinden, vallen de verstrekking en de inhouding fiscaal gezien tegen elkaar weg. Daarom mag de werkgever het voorschot netto verstrekken en verrekenen in dat loontijdvak.
Overgang voorschot in lening
Als de periode tussen het moment waarop de werknemer een bedrag ontvangt en het moment van terugbetaling zolang duurt dat het niet meer geloofwaardig is dat er sprake is van een voorschot, gaat het voorschot over in een lening. Dit is ook het geval als de verrekening van het voorschot in termijnen plaatsvindt. Natuurlijk gebeurt het ook vaak dat direct al duidelijk is dat de werkgever een lening verstrekt. Dit is onder andere het geval als de werkgever diverse voorwaarden aan het ‘voorschot’ verbindt. De werkgever kan bijvoorbeeld eisen dat de werknemer zekerheid stelt of een rentevergoeding betaalt.
Zakelijke lening
Als de werkgever zijn werknemer onder zakelijke voorwaarden een lening verstrekt, heeft dat geen gevolgen voor de loonheffingen. Dat komt omdat het in deze situatie niet gaat om de verhouding werkgever en werknemer, maar om de verhouding schuldeiser en schuldenaar. Pas als de voorwaarden onzakelijk zijn kan de Belastingdienst stellen dat de werknemer een rentevoordeel geniet dat verband houdt met zijn dienstbetrekking.
Rentevoordeel onder werkkostenregeling
Hoe het rentevoordeel uit een onzakelijke personeelslening wordt belast is mede afhankelijk van de vraag of de werkgever de werkkostenregeling toepast of nog de oude regeling. Hanteert de werkgever de werkkostenregeling, dan is de waarde in het economisch verkeer van het rentevoordeel belast. De werkgever moet dat rentevoordeel dus eerst berekenen. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer vermindert dit voordeel, maar niet verder dan tot nihil. Eventueel kan de werkgever het rentevoordeel laten vallen in de vrije ruimte van 1,5%. Afhankelijk van de leningsovereenkomst moet de werkgever het rentevoordeel in één keer of per loontijdvak in zijn aangifte loonheffingen opnemen.
Rentevoordeel onder oude regeling
Als de werkgever gebruikmaakt van de oude regeling voor vergoedingen en verstrekkingen, moet hij het rentevoordeel berekenen met een normpercentage. In 2012 was het normpercentage vastgesteld op 2,85. Een renteloze lening levert de werknemer als schuldenaar in dat geval dus 2,85% op. Daarbij maakt het niet uit of de lening in een eerder jaar is aangegaan, of de lening een vaste of variabele rente heeft en evenmin of de werknemer een bijzondere vorm van zekerheid heeft gesteld. Ook hier vermindert de eigen bijdrage van de werknemer het rentevoordeel, maar niet verder dan tot nihil.
– Raadpleeg voor de nieuwe percentages het ‘Handboek Loonheffingen 2013’ –
Onbelaste lening
Onder de volgende omstandigheden is het rentevoordeel onbelast:
- de werknemer gebruikt de geldlening voor het kopen, onderhouden of verbeteren van een eigen woning. Hij moet dit ook aan zijn werkgever melden en bewijsstukken (kopieën van aankoopbewijzen, rekeningen en dergelijke) meesturen. Daarnaast moet de werknemer aangeven welk deel van de kosten aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting. De werkgever moet de verklaring van de werknemer in zijn loonadministratie bewaren en in zijn aangifte loonheffingen opgeven dat hij het rentevoordeel niet heeft belast; of
- de werknemer gebruikt de lening voor het kopen van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter.
Let op!
Een rentevoordeel in verband met een geldlening voor de aankoop van een (elektrische) fiets is onder de oude regeling alleen belast voor zover de rente ziet op het geleende bedrag dat meer bedraagt dan € 749.
Als de werkgever de oude regeling voor vergoedingen en verstrekkingen toepast, is het rentevoordeel ook onbelast voor zover de werknemer het geleende bedrag gebruikt voor:
- zaken waarvoor onder de oude regeling volledig of bijna volledig een vrije vergoeding of verstrekking mogelijk is;
- de aanschaf van een computer die hij voor ten minste 90% gebruikt voor de dienstbetrekking; of
- de inrichting van een telewerkplek bij de werknemer thuis die hij ook voor de dienstbetrekking gebruikt.
In deze gevallen moet ook aan de normale voorwaarden voor de onbelaste vergoeding zijn voldaan.
Advies
Als de werkgever niet wil dat het betalen van een voorschot aan een werknemer leidt tot fiscale complicaties, moet hij ervoor zorgen dat het voorschot niet te ver ligt voor de dag waarop hij de lonen uitbetaalt. Ook het verstrekken van een lening aan een werknemer kan buiten de loonheffingen blijven als de voorwaarden zakelijk genoeg zijn. Overigens is daarbij compensatie mogelijk. Als de werknemer geen zekerheid stelt, kan de werkgever dit bijvoorbeeld compenseren met een hoog (vast deel van het) rentepercentage.